Image by Toa Heftiba

VACATURE

Administratief verantwoordelijke

Binnen welke kaders ben ik werkzaam?

De administratief verantwoordelijk staat onder de rechtstreekse verantwoordelijkheid van directeur. Je bent belast met uitvoerende en coördinerende taken op het gebied van HR, financiën, administratie, public relations en fondsenwerving. Hiervoor werk je in rechtstreeks verband samen met de directeur en het bestuursorgaan.

Waarvoor ben ik aangenomen? (Doel)

Je bent belast met uitvoerende en coördinerende taken op volgende deelgebieden:

  • HR (loonsverwerking en personeelsadministratie)

  • Financiën : budgetcontrole en analyse

  • Administratie : registratie en administratie jongeren, administratieve ondersteuning vzw

  • Public relations en fondsenwerving.

Welke positie neem ik in de organisatie in? (Organisatorische context)

De administratief verantwoordelijke ontvangt hiërarchisch leiding van de directeur. De administratief verantwoordelijke geeft
inhoudelijke sturing aan meerdere organisatieonderdelen.
De administratief verantwoordelijke geeft zelf geen leiding, maar kan in voorkomende situaties stagiaires functioneel begeleiden.

Wat moet ik bereiken?
Wat moet ik doen om de doelen te bereiken?
Beleidsontwikkeling

Beleid mee ontwikkelen, zodanig dat de organisatie beschikt over relevante en juiste informatie voor beleidsvorming en product- en dienstontwikkeling ten aanzien van de doelgroep. Relevante ontwikkelingen opvolgen binnen het eigen vakgebied opvolgen zodat het beleid aansluit bij de eisen die aan de organisatie gesteld worden.

  • Houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen, trends en behoeften, welke van invloed zijn op de doelgroep en de afdelingen.

  • Vertaalt dit naar mogelijkheden en consequenties voor de eigen organisatie en legt dit voor aan de directie ten behoeve van beleidsvorming/ jaarplan.

  • Adviseert de directie omtrent het te voeren beleid op het vakgebied.

  • Geeft mede vorm aan het beleid door te fungeren als brugfunctie tussen de leidinggevende en de medewerkers en beoordeeld voorstellen op realiseerbaarheid.

  • Adviseert de directie over verbeteringen ten aanzien van de (vakinhoudelijke) kwaliteit van de dienstverlening en ondersteuning aan de doelgroep.

HR-ondersteuning en beleidsadviserend
  • Houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen, trends en behoeften, welke van invloed zijn op loonsverwerking en personele aangelegenheden.

  • Vertaalt dit naar mogelijkheden en consequenties voor de eigen organisatie en legt dit voor aan de directie ten behoeve van beleidsvorming/ jaarplan.

  • Adviseert de directie omtrent het te voeren beleid op het vakgebied.

  • Coördineren en opvolgen van de personeelsadministratie en
    loonadministratie ism partnerorganisatie.

  • Opmaken en beheren van personeelsdossiers

  • Communicatie en administratie VDAB, RVA, mutualiteiten,
    kinderbijslag en arbeidsongevallenverzekering

  • Geeft mede vorm aan het beleid door te fungeren als brugfunctie tussen de HR-dienst OC St Ferdinand en Heem vzw..

Coördineren, opvolgen en adviseren aangaande vzw boekhouding

Beleid implementeren en bewaken, zodanig dat de financiële doelstellingen zijn behaald.

  • Coördineren en opvolgen van de boekhouding en bankverrichtingen in samenwerking met partnerorganisatie  

  • Opvolging schadedossiers

  • Opmaken jaarbalans en de resultatenrekening 

  • Opstellen van interne en externe rapportering

  • Beleidsadviserend tot een gezonde financiële organisatie

Coördineren, opvolgen en adviseren jongerenadministratie (via Jeugdlink)
  • Coördineren en opvolgen van de cliëntenadministratie

  • Uitvoeren van betalingen 

  • Beheer van uitkeringen

  • Beheer van zakgeld

  • Administratie ikv ziekenfonds, kinderbijslag

Rol externe secretaris bestuursorgaan

Hij/zij ondersteunt het bestuursorgaan organisatorisch, informatief en communicatief. 

  • In overleg opstellen van agenda van bestuursorgaan en algemene vergadering

  • Communicatie betreffende bestuursorgaan en algemene vergadering

  • Opmaken van de notulen van de vergaderingen

  • Opvolgen en controle van de gemaakte afspraken

  • Opvolgen ontwikkelingen vzw-wetgevingen en gevolgen voor de organisatie analyseren

Fondsenwerving
  •  uitstekende communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk) en je daagt administratieve taken met vlag en wimpel uit

  • Opvolgen individuele acties van donateurs

  • Opportuniteiten detecteren projectoproepen

  • Opmaak dossiers en netwerkcontacten serviceclubs, cera-foundation, KBS, Aangaan van menselijk contact en wilt donateurs een positief gevoel geven over onze organisatie. 

  • Ervaring in klantrelaties en het werken in een database/ CRM-systeem is een pluspunt

  • Uitwerken van een meters- en peterswerking

  • Heem vzw: voorbereiding en verzending van meter- en peterschapsdossiers, welkomst-telefoontjes, antwoorden op vragen van donateurs, bedankingen, enz.

Deskundigheid bevorderen

Deskundigheid bevorderderen, zodanig dat relevante kennis voor de uitvoering van de werkzaamheden ten allen tijde actueel. Deze deskundigheid oefenen en overbrengen naar anderen in de organisatie.

  • Houdt de eigen expertise op peil door het volgen van ontwikkelingen op het expertisegebied.

  • Fungeert als vraagbaak op administratief gebied voor de medewerkers en jongeren binnen de organisatie. 

  • Reflecteren over het eigen handelen

  • Ontwikkelen van de eigen deskundigheid via opleiding, lectuur, … 

  • Vormt zich in nieuwe methoden en werkwijzen oa gekozen door de organisatie

  • Voorziet in vorming binnen de eigen vakdomeinen (HR, VZW,..).

Netwerk onderhouden en uitbreiden

Netwerk onderhouden en uitgebreid, zodanig dat relevante samenwerkingsrelaties ontstaan die de financiële gezindheid van de organisatie optimaal bevorderd.

  • Behartigt de belangen en vertegenwoordigt de organisatie tijdens in- en externe contacten.

  • Bouwt en onderhoudt een netwerk van relevante contacten en zet het netwerk actief in om de doelstellingen van de jongeren en de organisatie te realiseren.

  • Signaleert en onderzoekt mogelijkheden voor samenwerkingsverbanden en brengt deze, na goedkeuring, tot stand.

  • Verzamelt en genereert actief informatie binnen regionale en/ of lokale netwerken en vertaalt deze naar relevante informatie voor de organisatie.

Welke kennis heb ik nodig om de resultaten te behalen?
  • Academisch  werk- en denkniveau.

  • Grondige kennis van toepassingen Office 365

  • Sociaal-emotionele kennis

  • Kennis vzw-wetgeving (of bereid deze te verwerven)

  • Ervaring in beleidsondersteunend werken

Specifieke functiekenmerken
  • Occasioneel beschikbaar voor avondwerk

  • Gedeeltelijke mogelijkheid telewerk

Benodigde competenties
  • Klantgerichtheid

  • Methodisch-planmatig werken

  • Samenwerking

  • Zelfhantering

  • Coachen en ontwikkelen

  • Delegeren

  • Initiatief

  • Innoverend vermogen

  • Kwaliteits en resultaatgericht zijn

  • Leervermogen

  • Netwerken

  • Richting geven

  • Stressbestendigheid

  • Visie

  • Verantwoordelijkheid

  • Zelfzorg

Interesse?

Binnen Heem vzw werkt iedere betrokken (interne en externe) medewerker aan een gedeeld doel. Dit realiseren we met eenzelfde grondhouding en wordt nadien gespecificeerd in een afzonderlijke functieomschrijving. Bekijk hier ons medewerkersprofiel. Solliciteren kan tot 29 augustus 2021.